Exact Online-alternatieven: de concrete kosten en functies vergeleken

Exact Online kost een ZZP'er al snel €25 per maand voor de basisversie. Voor kleine bedrijven loopt dit op tot €90 per maand of meer. Daarmee behoort Exact tot de duurdere boekhoudprogramma's in Nederland. Bedrijven vragen zich steeds vaker af: wat zijn de alternatieven en hoeveel schelen die in prijs?

De zoektocht naar een goedkoper of beter passend alternatief heeft meestal twee redenen. Kosten spelen een rol, zeker voor startende ondernemers. Maar ook de complexiteit van Exact schrikt af. Veel gebruikers ervaren het pakket als overweldigend voor simpele boekhoudtaken. Ze betalen voor functies die ze nooit gebruiken.

Hieronder vergelijk ik de belangrijkste Exact-alternatieven op prijs, functies en gebruiksgemak. Met concrete bedragen en duidelijke voor- en nadelen per pakket.

Moneybird: de betaalbare favoriet bij ZZP'ers

Moneybird vraagt €9 per maand voor één gebruiker en onbeperkte facturatie. Dit pakket bevat facturen versturen, offertes maken, uren registreren en je inkoopfacturen verwerken. De BTW-aangifte gebeurt direct vanuit het systeem via koppeling met de Belastingdienst.

Voor kleine bedrijven tot 10 medewerkers kun je kiezen voor €39 per maand. Dan krijg je onbeperkt gebruikers, projectadministratie en uitgebreidere rapportages. Moneybird rekent geen extra kosten voor het aantal transacties of bankkoppelingen.

Voordelen:

• Prijs ligt structureel €16 tot €51 lager per maand dan Exact
• Interface werkt intuïtief voor mensen zonder boekhoudachtergrond
• Gratis proefperiode van 30 dagen zonder creditcard
• Nederlandse klantenservice per e-mail en chat, gemiddelde responstijd 4 uur
• AVG-compliant, servers staan in Nederland bij TransIP

Nadelen:

• Geen voorraadadministratie ingebouwd (wel externe koppeling mogelijk via Zapier)
• Beperkte CRM-functionaliteit vergeleken met Exact
• Geen multi-currency voor bedrijven die vaak internationaal factureren
• Accountants moeten handmatig toegang krijgen via export

Moneybird werkt goed voor dienstverlenende ZZP'ers en kleine bedrijven zonder voorraadbeheer. Een grafisch ontwerper met 20 facturen per maand zit hier perfect. Een webshop met 200 productvarianten stuit op beperkingen.

Snelstart: de middenweg tussen eenvoud en uitgebreidheid

Snelstart positioneert zich tussen simpele tools en complete ERP-systemen. De prijzen beginnen bij €11 per maand voor ZZP'ers (pakket Zelfstandig). Dit bevat facturatie, BTW-aangifte en bankkoppeling voor één gebruiker.

Het pakket Klein Bedrijf kost €29 per maand en voegt voorraadadministratie toe. Voor grotere bedrijven bestaat Midden Bedrijf à €49 per maand met projectadministratie en meerdere gebruikers. Exact Online Start kost ter vergelijking €25 en Basic €55 per maand.

Voordelen:

• Voorraadmodule zit standaard in het €29-pakket
• Uitgebreide koppelingen met Nederlandse webshops (WooCommerce, Shopify)
• Gratis boekhoudtraining via SnelStart Academy
• Nederlandse klantenservice per telefoon tijdens kantooruren
• Accountantskoppelingen werken soepel, veel boekhouders kennen het systeem

Nadelen:

• Gebruikersinterface oogt gedateerd vergeleken met Moneybird
• Mobiele app biedt beperkte functionaliteit
• Factuurlay-out aanpassen vergt technische kennis of betaalde hulp
• Prijs voor uitbreidingen stapelt snel op (meertalige facturen kosten €5 extra per maand)

Snelstart past bij ondernemers die doorgroeien van ZZP naar personeel. De overstap tussen pakketten verloopt soepel zonder data te verliezen. Een installatiebedrijf met 3 medewerkers en voorraadbeheer vindt hier een logischer thuis dan bij Moneybird.

InformerOnline: gratis boekhouden voor de zuinige starter

InformerOnline biedt als enige een blijvend gratis pakket. Geen tijdelijke proef, maar echt kosteloos. De gratis versie bevat facturen maken, bonnen scannen en BTW-aangifte. Beperkingen zitten in het aantal transacties (maximaal 50 per jaar) en het ontbreken van bankkoppelingen.

Voor €6 per maand krijg je onbeperkte transacties en automatische bankimport. Het Compleet-pakket kost €15 per maand en voegt voorraad, projecten en meerdere administraties toe. Daarmee ligt InformerOnline structureel onder Exact Online.

Voordelen:

• Gratis versie werkt permanent voor starters met weinig transacties
• Prijs blijft laag bij opschalen (€6 versus €25 bij Exact)
• Dashboard toont directe inzichten zonder menuduiken
• Bonnen fotograferen via app werkt soepel
• SEPA-betalingen direct vanuit het systeem versturen

Nadelen:

• Klantenservice reageert trager dan concurrenten (gemiddeld 48 uur per e-mail)
• Beperkte integraties met externe tools
• Rapportages bieden minder filters dan Exact
• Gratis versie bevat advertenties voor betaalde pakketten

De gratis versie past voor echte starters die onder de 50 transacties per jaar blijven. Denk aan een bijverdienende docent met 10 spreekbeurten per jaar. Zodra je structureel onderneemt, betaal je alsnog maar blijft het goedkoper dan Exact.

Twinfield: voor wie echt kracht nodig heeft

Twinfield speelt in dezelfde prijsklasse als Exact Online maar biedt meer financiële diepgang. De instapprijs ligt op €31,50 per maand voor ZZP'ers, oplopend tot €157,50 voor grotere bedrijven met meerdere entiteiten.

Twinfield focust op accountantskantoren en bedrijven met complexe financiën. Meerdere administraties beheren, geconsolideerde rapportages en uitgebreide machtigingenstructuren behoren tot de kernfuncties.

Voordelen:

• Financiële rapportages tot op grootboekniveau
• Realtime samenwerken met accountant zonder export/import
• Geschikt voor internationale handel met multi-currency
• Beveiligingsnormen voldoen aan ISO 27001
• Audit trail voor alle mutaties (belangrijk bij controles)

Nadelen:

• Leercurve steiler dan andere alternatieven
• Prijs loopt boven Exact bij uitbreidingen (€5 tot €25 extra per module)
• Interface richt zich op boekhoudkundigen, niet ondernemers
• Support via accountant, niet direct bij Twinfield

Twinfield kies je niet om te besparen maar voor functies die Exact mist. Een holdingstructuur met drie BV's en internationale transacties vraagt dit niveau. Een gewone webshop niet.

Teamleader: factureren met CRM gecombineerd

Teamleader combineert facturatie met klantbeheer en projectmanagement. Dit maakt het anders dan puur boekhoudpakketten. De prijs start bij €50 per maand voor twee gebruikers, inclusief CRM en projectmodule.

Voor accountancy-integratie betaal je €65 per maand. Teamleader exporteert automatisch naar je boekhouder in hun formaat. Het pakket bevat geen grootboek of BTW-aangifte, dat blijft bij je accountant.

Voordelen:

• Klantrelaties en communicatie zitten in hetzelfde systeem als facturatie
• Offertes omzetten naar projecten naar facturen in één flow
• Urenregistratie per project voor dienstverleners
• Mobiele app werkt volwaardig voor offertes onderweg
• Belgisch bedrijf maar volledig Nederlandse versie en support

Nadelen:

• Geen boekhouding, dus altijd accountant of tweede pakket nodig
• Prijs hoger dan zuivere factuurtools zonder CRM-voordeel te gebruiken
• Leercurve door combinatie van functies
• Klantenservice telefonisch alleen voor duurdere pakketten

Teamleader past bij adviesbureaus, bouwbedrijven en dienstverleners die klantcontact en facturatie samen willen beheren. Je bespaart tijd door één systeem in plaats van CRM plus factuurtool. Maar je betaalt meer dan Moneybird of Snelstart.

Hoe je bespaart zonder functionaliteit te verliezen

De overstap van Exact naar een alternatief scheelt gemiddeld €200 tot €600 per jaar voor ZZP'ers. Voor kleine bedrijven loopt dit op tot €1.200 jaarlijks verschil tussen Exact Online Plus (€90/maand) en Snelstart Midden Bedrijf (€49/maand).

De transitie kost tijd. Data exporteren uit Exact en importeren in het nieuwe pakket vraagt tussen 4 en 8 uur werk, afhankelijk van het aantal jaren administratie. Moneybird en Snelstart bieden gratis importservice bij overstap, maar controleer altijd of grootboekrekeningen correct overgekomen zijn.

Praktisch scenario: Stel je bent freelance marketeer met 30 facturen per maand en geen voorraad. Je gebruikt Exact Online Start voor €25 per maand. Bij Moneybird betaal je €9 per maand. Over drie jaar scheelt dit €576 netto. Die €576 investeer je beter in marketing of reserveer je voor belastingen.

Toch verlies je bij Moneybird de gedetailleerde project-budgettering die Exact biedt. Voor een eenmanszaak maakt dit weinig uit. Voor een bureau met 5 medewerkers en complexe projecten wel.

De beslissing hangt af van je groeiplannen. Verwacht je binnen twee jaar uit te breiden naar voorraad of personeel? Dan kies je Snelstart dat meegroeit. Blijf je solist? Moneybird volstaat prima.

Wat accountants zeggen over de overstap

Accountantskantoren werken het liefst met pakketten die ze kennen. Exact, Twinfield en Snelstart staan bij de meeste boekhouders in de kast. Moneybird wint terrein maar niet elk kantoor accepteert het direct.

Vraag voor de overstap of je accountant het nieuwe pakket ondersteunt. Sommige kantoren rekenen €50 tot €100 extra per kwartaal voor onbekende systemen omdat verwerking meer tijd kost. Die meerkosten vreten je besparing op.

Veel ZZP'ers schakelen over naar accountants die juist specialiseren in digitale tools. Deze kantoren werken met vaste maandtarieven (€75 tot €150) ongeacht het boekhoudpakket. Ze waarderen de automatisering van Moneybird of Snelstart boven het handmatige werk in verouderde systemen.

Nederlandse accountantsorganisaties zoals NBA hebben geen officiële voorkeur uitgesproken. Wel publiceerde branchevereniging SRA in 2024 een whitepaper waarin cloudgebaseerde administratie als standaard wordt aanbevolen. Alle genoemde alternatieven voldoen daaraan.

AVG-compliance en databescherming bij Nederlandse tools

Exact Online, Moneybird, Snelstart en InformerOnline bewaren data binnen de Europese Unie. Dit voldoet aan AVG-vereisten voor bedrijfsadministraties. Twinfield (onderdeel van Wolters Kluwer) gebruikt datacenters in Nederland en Ierland.

Teamleader heeft hoofdkantoor in België met servers verspreid over EU-landen. Alle leveranciers bieden verwerkersovereenkomsten (Data Processing Agreements) die verplicht zijn voor AVG-compliance.

Wat opvalt: kleinere Nederlandse tools communiceren transparanter over datalocatie dan internationale spelers. Moneybird vermeldt expliciet "servers bij TransIP in Amsterdam" terwijl Exact alleen "binnen de EU" noemt. Voor bedrijven in gereguleerde sectoren (zorg, juridisch) telt deze specifiekheid.

Sinds 2025 verplicht de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) het melden van datalocatie in privacystatements. Alle genoemde tools voldoen hieraan op het moment van schrijven.

Wanneer Exact toch de beste keuze blijft

Exact Online verdient zichzelf terug in specifieke situaties. Bedrijven met meerdere BV's, internationale handel in vijf valuta's en 20 medewerkers over drie afdelingen hebben de kracht nodig. Het ecosysteem van Exact biedt duizenden koppelingen met branchespecifieke software.

Een groothandel in technische componenten met 2.000 SKU's, EDI-koppelingen naar leveranciers en maatwerk-ERP integraties vindt geen gelijkwaardig alternatief bij Moneybird. Snelstart komt dichterbij maar mist de diepte voor voorraadbewegingen op magazijnlocatieniveau.

Ook accountantskantoren die zelf administraties bijhouden gebruiken vaak Exact of Twinfield. De audit trails, machtigingenstructuren en accountantsmodules ontbreken bij goedkopere alternatieven.

Toch betaal je voor deze kracht. Een gemiddeld MKB-bedrijf met 8 gebruikers investeert €150 tot €250 per maand in Exact licenties en modules. Daar bovenop komen implementatiekosten (€2.000 tot €8.000 eenmalig) en trainingen.

De vraag is niet "Is Exact te duur?" maar "Gebruik ik waar ik voor betaal?" Een Exact-licentie met 80% ongebruikte functies is weggegooid geld. Dan past Snelstart voor een vijfde van de prijs beter.

Gratis versus betaald: waar zit het verschil echt

InformerOnline gratis lijkt aantrekkelijk maar de 50-transactiegrens bereik je snel. Een webshop met 3 bestellingen per week zit na 17 weken vol. Dan betaal je alsnog of je data verhuist midden in het jaar.

Moneybird en Snelstart bieden proefperiodes maar geen permanente gratis versies. Dit dwingt tot een bewuste keuze na 30 dagen testen. In de praktijk blijken proefgebruikers sneller over te stappen naar betaald omdat ze al facturen verstuurd hebben.

Wat ontbreekt bij gratis pakketten:

• Automatische bankkoppelingen (handmatig invoeren kost uren per maand)
• Prioriteitsupport (e-mails beantwoord binnen dagen in plaats van uren)
• Onbeperkte gebruikers (medewerkers kunnen niet mee inloggen)
• API-toegang voor externe koppelingen

Een ZZP'er met €30.000 omzet per jaar bespaart 12 uur per jaar met automatische bankimport. Die 12 uur tegen €50 uurtarief betekent €600 besparing. Dan zijn €108 per jaar voor Moneybird een koopje.

Voor een bijverdienste naast loondienst met €3.000 omzet per jaar klopt die rekensom niet. Dan past InformerOnline gratis of zelfs een Excel-sheet met BTW-berekening.

De verborgen kosten waar niemand over praat

Softwareprijzen op websites tonen alleen licentiekosten. De werkelijke investering zit in implementatie, training en overstaptijd.

Implementatiekosten per pakket:

• Moneybird: €0 (zelf opzetten in 2-4 uur via handleidingen)
• Snelstart: €150-€400 (optionele startbegeleiding)
• Exact Online: €800-€3.000 (via gecertificeerde partners)
• Twinfield: €1.200-€5.000 (accountant of implementatiepartner)

Exact en Twinfield rekenen implementatie apart omdat configuratie complexer is. Je betaalt consultants voor grootboekinrichting, machtigingen en koppelingen. Bij simpelere tools klik je door een wizard en staat de basis in een uur.

Overstapkosten komen daar bovenop. Data uit je oude systeem halen, controleren en importeren vraagt tijd. Accountants rekenen €200 tot €600 voor datamigratie tussen systemen. Sommigen doen het gratis bij meerjarige samenwerking.

Trainingskosten blijven vaak buiten beeld. Snelstart Academy biedt gratis webinars. Exact Online-training via partners kost €400 tot €800 per dag voor groepen. Voor ZZP'ers zijn YouTube-tutorials vaak voldoende.

Tel deze verborgen kosten mee in je ROI-berekening. Bespaar je €300 per jaar op licenties maar betaal je €1.200 voor overstap? Dan duurt het vier jaar voordat je quitte speelt.

Concrete vergelijking: drie scenario's doorgerekend

Scenario 1: Startende ZZP'er (fotograaf)

• 8 facturen per maand
• Geen voorraad
• Btw-aangifte per kwartaal
• Werkt alleen

Exact Online Start: €25/maand = €300/jaar Moneybird basis: €9/maand = €108/jaar Verschil: €192 besparing per jaar

Conclusie: Moneybird past perfect. Exact biedt geen functies die deze fotograaf gebruikt.

Scenario 2: Webshop in sportvoeding (3 werknemers)

• 150 transacties per maand
• 80 producten met voorraadregistratie
• WooCommerce koppeling
• Accountant doet jaarrekening

Exact Online Basic: €55/maand + €15 voor extra gebruikers = €840/jaar Snelstart Klein Bedrijf: €29/maand = €348/jaar Verschil: €492 besparing per jaar

Conclusie: Snelstart heeft voorraadmodule en WooCommerce-koppeling. Exact biedt niets extra's dat deze €492 rechtvaardigt.

Scenario 3: Technische groothandel (12 medewerkers)

• 600 transacties per maand
• 1.200 SKU's met locatiebeheer
• EDI-koppelingen leveranciers
• Multi-currency (EUR, USD, GBP)

Exact Online Plus: €90/maand + 10 extra gebruikers à €10 = €190/maand = €2.280/jaar Snelstart Midden Bedrijf: €49/maand onbeperkt gebruikers = €588/jaar (maar mist EDI en locatiebeheer) Verschil: €1.692 goedkoper maar functionaliteit tekort

Conclusie: Exact rechtvaardigt de prijs door functies die alternatieven niet bieden. Overstap levert op korte termijn problemen.

Welk alternatief past bij jouw bedrijf

De keuze hangt af van vier factoren: omvang, voorraad, groeiplannen en technische achtergrond.

Kies Moneybird als:

• Je ZZP'er of klein bedrijf bent (tot 5 personen)
• Diensten levert zonder voorraad
• Gebruiksgemak belangrijker vindt dan uitgebreidheid
• Maximaal wilt besparen (€192-€492 per jaar versus Exact)

Kies Snelstart als:

• Je voorraad beheert of een webshop runt
• Groeiplannen hebt naar meerdere medewerkers
• Je accountant dit systeem al kent
• Je middenweg zoekt tussen prijs en functies

Kies InformerOnline als:

• Je onder 50 transacties per jaar blijft (echt weinig dus)
• Budget absolute prioriteit heeft
• Basisfacturatie voldoet

Kies Twinfield als:

• Complexe financiële structuren hebt (holding, meerdere BV's)
• Internationale handel met veel valuta's doet
• Accountantscontrole vereist gedetailleerde audit trails
• Prijs minder belangrijk is dan functionaliteit

Blijf bij Exact als:

• Je duizenden producten beheert met EDI-koppelingen
• Branchespecifieke modules gebruikt (productie, projecten)
• Investering al gedaan is en systeem optimaal loopt
• Overstappen meer kost dan besparen oplevert

De conclusie is niet dat Exact te duur is voor iedereen. Wel dat 60-70% van de huidige Exact-gebruikers overcompenseert. Ze betalen voor een vrachtwagen terwijl een personenauto volstaat.

Hoe je de overstap praktisch aanpakt

De technische overstap vergt planning. Start minimaal één maand voor je nieuwe kwartaal of boekjaar. Dit voorkomt dat je midden in een BTW-periode twee systemen moet bijhouden.

Stappenplan:

1. Exporteer alle openstaande facturen en debiteuren uit Exact (1 uur)
2. Download drie jaar historische data voor archivering (verplicht 7 jaar bewaren)
3. Zet basisgegevens op in nieuw systeem: grootboek, BTW-codes, relaties (2-3 uur)
4. Importeer openstaande posten via CSV of Excel (1-2 uur)
5. Controleer saldi per debiteur en BTW-positie (1 uur)
6. Test één factuur en BTW-aangifte in testomgeving (30 minuten)
7. Informeer je accountant en stuur testdata (15 minuten)
8. Activeer bankkoppeling en automatische import (30 minuten)

Totaal kost dit 6-8 uur voor een gemiddelde ZZ