Beste tijdregistratie-app voor ZZP'ers en kleine bedrijven in Nederland (2026)

Voor wie de urenschrijver nog belangrijk is

Tijdregistratie lijkt zo'n simpele zaak. Je begint aan een taak, klikt op een timer, klikt weer stop als je klaar bent. Toch is dit voor veel ZZP'ers en kleine bedrijven een dagelijks struikelblok. De ene dag vergeet je urenlang je tijd bij te houden, de andere dag verspil je meer tijd aan het uitzoeken van je registratie dan je eigenlijk bent kwijtgeraakt. Bij facturering blijkt dan dat je geen idee hebt hoeveel uur je werkelijk aan die kleine opdracht bent kwijt geweest.

Nederlandse ZZP'ers mogen in 2026 maximaal 1.225 uur per jaar werken voor één opdrachtgever volgens de VAR-toets. Voor iedereen die die grens bewaakt, is tijdregistratie niet alleen handig maar noodzakelijk. Datzelfde geldt voor wie uurtarieven factureert aan meerdere opdrachtgevers tegelijk. Dan helpt een goede tijdregistratie-app om precies bij te houden welke uren bij welk project horen, zonder dat je met Excel-sheets hoeft te schuiven.

Dit artikel vergelijkt zes concrete Nederlandse en internationale apps op prijs, functies en bruikbaarheid voor de Nederlandse markt. Moneybird en Teamleader Focus blijken andere doelgroepen te bedienen dan bijvoorbeeld Clockify of Toggl Track. De verschillen zitten niet alleen in functies maar ook in filosofie: moet een tijdregistratie-app vooral niks kosten, of betaal je liever voor directe koppeling met je factureringssoftware en Nederlandse belastingdienst-export?

Hoe tijdregistratie werkt bij freelance werk

De basis is overal hetzelfde. Je start een timer wanneer je aan een taak begint. Je pauzeert die timer bij onderbrekingen. Je stopt de timer als je klaar bent. Die tijdblokken krijgen labels mee: projectnaam, type werk, eventueel een klant. Aan het eind van de maand zet je die uren om in factuurregels.

De praktijk blijkt weerbarstiger. ZZP'ers werken vaak op verschillende apparaten: 's ochtends op de laptop, 's middags even iets fixen op de telefoon, 's avonds nog wat administratie op de tablet. Een bruikbare tijdregistratie-app synchroniseert naadloos tussen iOS, Android en webversie. Als dat niet werkt, raak je het overzicht kwijt.

Een tweede struikelblok: categorieën en projecten aanmaken kost tijd. Bij sommige apps moet je eerst een klant aanmaken, dan een project, dan een taak. Dat is drie schermen en zes klikken voordat je de timer start. De betere apps laten je gewoon beginnen met typen, zonder gedwongen structuur. Later sorteer je alsnog.

Een derde punt is de realiteit van onderbroken werkdagen. Je start de timer voor project A, wordt gebeld door klant B, vergeet de timer te stoppen en werkt door aan project C. Eind van de dag heb je 11 uur geregistreerd terwijl je er 7 hebt gewerkt. Handige apps hebben een "idle detection" die vraagt of je die laatste twee uur echt aan het werk was of dat de timer per ongeluk doorliep.

Moneybird: €9 per maand met factuurkoppeling

Moneybird rekent €9 per maand voor je administratie inclusief tijdregistratie. De meeste Nederlandse ZZP'ers kennen Moneybird als factureringssoftware, niet als tijdregistratie-app. Toch heeft Moneybird sinds 2022 een ingebouwde tijdtracker die automatisch je geregistreerde uren omzet in factuurregels.

De voordelen:

Het grootste pluspunt is de naadloze integratie met je boekhouding. Je registreert uren binnen hetzelfde systeem waar je facturen maakt en je BTW-aangifte doet. Die uren verschijnen automatisch op conceptfacturen. Je hoeft niets te exporteren of handmatig over te typen. Voor ZZP'ers met uurtarief-opdrachten scheelt dit echt tijd.

Moneybird kent Nederlandse realiteiten. Je maakt projecten aan per klant, kiest je BTW-tarief (21% of 9% laag tarief voor specifieke diensten) en exporteert je cijfers in het format dat je accountant verwacht. De software draait op Nederlandse servers en voldoet aan AVG-eisen zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te configureren.

De mobiele app werkt prima voor onderweg. Je start de timer met twee tikken, ook offline. Zodra je weer internet hebt, synchroniseert alles automatisch.

De nadelen:

Moneybird richt zich op administratie, niet op pure tijdregistratie. Dat merk je aan details. Je kunt geen subtaken bijhouden binnen een project. Er is geen Pomodoro-timer of focus-modus. Rapportages tonen vooral factureerbare uren, niet je eigen productiviteit over de week.

De tijdregistratie voelt als bijzaak. Bij grote projecten met meerdere fases of teamleden schiet het systeem tekort. Ook het analyseren van je werkpatronen is beperkt. Je ziet totalen per project, maar niet bijvoorbeeld: op welk moment van de dag werk ik het snelst?

Voor ZZP'ers met één of twee vaste opdrachtgevers en tien tot twintig facturen per maand is Moneybird ideaal. Wie vooral wil weten waar zijn tijd naartoe gaat, of in teamverband werkt, mist functionaliteit.

Teamleader Focus: €50 per maand voor werknemers bijhouden

Teamleader Focus kost €50 per maand voor één gebruiker, oplopend tot €150 per maand als je met een team van vijf werkt. Dit is geen tool voor de eenling, maar voor kleine bedrijven met 3 tot 20 medewerkers die projecten, klantrelaties en tijdregistratie in één systeem willen.

Waarom bedrijven hiervoor kiezen:

Teamleader combineert CRM, projectbeheer en tijdregistratie. Je klanten staan in het systeem met alle communicatie, offertes en facturen. Van daaruit start je projecten en registreer je uren. Medewerkers loggen hun tijd per project, en als leidinggevende zie je direct welk project dreigt uit te lopen of wie achterloopt met urenschrijven.

De software is Belgisch maar volledig beschikbaar in het Nederlands en aangepast aan Nederlandse fiscale regels. BTW-tarieven staan correct ingesteld, facturen voldoen aan Nederlandse eisen, export naar accountancy-pakketten werkt. Ook de klantenservice is Nederlandstalig, al zitten ze in België.

Voor bedrijven met externe verkopers of installateurs werkt de mobiele tijdregistratie goed. Medewerkers starten hun timer bij een klant op locatie, het systeem registreert eventueel ook de locatie (met toestemming). Zo weet je dat iemand echt ter plaatse was.

Waarom ZZP'ers dit links laten liggen:

Vijftig euro per maand voor tijdregistratie is te duur als je alleen werkt. Je betaalt voor functies die je niet gebruikt: werknemersdashboards, teamplanning, verkooppipeline. De tool heeft een flinke leercurve, al die menu's en mogelijkheden werken juist vertragend als je gewoon snel uren wil bijhouden.

Een tweede bezwaar: Teamleader dwingt je tot hun werkwijze. Je moet klanten aanmaken in hun CRM voordat je een project start, projecten registreren met fases en mijlpalen, taken toewijzen aan teamleden. Voor een ZZP'er die gewoon wil weten hoeveel uur hij deze week aan drie projecten heeft besteed, is dit veel te zwaar geschut.

Teamleader is de juiste keuze voor groeibedrijven die hun Excel-sheets willen vervangen door één professioneel systeem. Voor freelancers is het overkill.

Toggl Track: gratis voor eenvoud, €9 voor rapportages

Toggl Track is een internationale speler, oorspronkelijk uit Estland. Het gratis plan biedt onbeperkt tijdregistratie voor maximaal vijf teamleden. Voor €9 per maand krijg je uitgebreidere rapportages en projectprognoses.

Wat Toggl goed doet:

De interface is belachelijk eenvoudig. Je typt wat je gaat doen, drukt op enter, de timer loopt. Geen verplichte klanten of projecten, geen categorieën die je eerst moet instellen. Je mag gewoon beginnen. Later tag je alsnog uren met labels of projectnamen als je wilt analyseren.

Toggl werkt op alle platforms en synchroniseert razendsnel. De browser-extensie laat je timers starten vanuit andere tools zoals Trello, Asana of Gmail. Zit je in Gmail een mail te beantwoorden? Klik op het Toggl-icoontje, de timer start, de omschrijving bevat automatisch het e-mailonderwerp. Handig voor wie veel heen-en-weer switcht tussen taken.

De gratis versie is volledig bruikbaar. Je krijgt basisrapportages, exporteert je data naar CSV, deelt projecten met maximaal vijf mensen. Voor vrijwel elke ZZP'er is dat genoeg.

Wat tegenvalt aan Toggl:

Factuurkoppeling ontbreekt. Toggl registreert je tijd, maar maakt geen facturen. Je exporteert je uren naar Excel of kopieert ze handmatig naar Moneybird, Snelstart of welke factureringssoftware je ook gebruikt. Dat voelt als dubbel werk.

De Nederlandse aanpassing is minimaal. BTW-percentages moet je zelf invullen, factuurformats volgen geen Nederlandse standaard, klantenservice verloopt in het Engels. Dat is niet erg als je Engels geen probleem vindt, maar het voelt toch als een buitenlands product dat toevallig in Nederland gebruikt wordt.

Toggl richt zich op software-ontwikkelaars en teams die vooral willen meten waar hun tijd naartoe gaat. Facturering is voor hen secundair. Als jij ook zo denkt, is Toggl perfect. Als je een all-in-one oplossing wilt, wordt het schuiven tussen twee systemen.

Clockify: volledig gratis, dus wat ontbreekt er?

Clockify is het enige volledig gratis alternatief zonder gebruikerslimiet. Onbeperkt veel mensen, projecten en uren. De betaalde versies (vanaf €3,99 per gebruiker per maand) voegen functies toe zoals verplichte tijdregistratie, administratierechten en GPS-tracking.

Waarom Clockify populair is:

Het kost niks. Voor startende ZZP'ers die nog geen budget hebben voor software is dat de enige reden die telt. Je maakt een account, downloadt de app, begint. Geen creditcard nodig, geen trial die afloopt.

Clockify biedt verrassend veel in het gratis plan. Projecten, taken, tags, rapportages, teamleden. Je exporteert naar PDF of Excel. De mobiele app heeft alle functies van de webversie. Het lijkt te mooi om waar te zijn.

Voor studentprojecten, vrijwilligerswerk of hobbyprojecten waar je toch wilt bijhouden hoeveel tijd erin gaat, is Clockify ideaal.

Wat je mist bij gratis:

De interface voelt goedkoop aan. Niet langzaam, niet buggy, maar wel alsof het gemaakt is om je naar een betaald plan te lokken. Constant zie je hints bij functies die je niet hebt: "Upgrade om dit te unlocken."

Rapportages zijn beperkt. Je ziet totalen per week of maand, maar geen vergelijkingen met vorige periodes, geen voorspellingen, geen inzicht in je beste werkuren. Als je echt wilt leren van je tijdregistratie, stuit je op beperkingen.

Ook hier ontbreekt factuurkoppeling. Clockify registreert, maar factureert niet. Je combineert het dus met andere software.

Nederlandse bedrijven moeten beseffen dat Clockify geen AVG-certificering prominent toont en klantenservice in het Engels verloopt. Voor een gratis tool is dat acceptabel, maar voor gevoelige klantgegevens kies je beter een Europese partij.

Timeular: €9 per maand met fysieke tracker

Timeular onderscheidt zich met een achthoekig apparaatje dat op je bureau ligt. Elke zijkant staat voor een project. Draai het apparaat, de timer start automatisch. Het klinkt als een gadget, maar blijkt voor veel mensen de enige manier om consistent tijd te registreren.

Voor wie het werkt:

Mensen die apps vergeten te openen maar wel fysieke objecten gebruiken. Het Timeular-blokje ligt op je bureau, je ziet het, je draait het. Geen scherm openen, geen inloggen, geen notificaties negeren. Het zorgt voor een ritueel: nieuwe taak betekent blokje draaien.

De bijbehorende software is prima. Rapportages, projecten, export naar factureringssoftware via Zapier-koppelingen. Timeular richt zich op freelancers en kleine teams, niet op grote bedrijven. Dat merk je aan de eenvoud.

De mobiele app werkt ook zonder fysiek blokje. Je kunt Timeular dus uitproberen voordat je het apparaat koopt.

Waarom het een niche blijft:

Het blokje kost €79 eenmalig, bovenop het abonnement van €9 per maand. Voor vrijwel iedereen die consequent een app kan gebruiken, is dat weggegooid geld. Het blokje werkt via Bluetooth, dus het moet in de buurt van je laptop of telefoon liggen. Als je vaak van werkplek wisselt of hybride werkt, vergeet je het toch weer.

De Nederlandse markt is klein. Klantenservice verloopt in het Engels, factuurkoppelingen met Nederlandse software vereisen omwegen via Zapier (wat weer een apart abonnement kost). Voor de meeste ZZP'ers is een gewone timer-app gewoon handiger.

Timeular is perfect voor wie weet dat hij zonder fysieke trigger nooit consequent zal registreren. Voor iedereen anders is het een dure oplossing voor een simpel probleem.

Hours: eenmalig €9,99, speciaal voor iOS

Hours is een éénmalige aankoop van €9,99 in de Apple App Store. Geen abonnement, geen verborgen kosten. Je koopt de app, hij is van jou.

Wat dat betekent in de praktijk:

Als je uitsluitend op iPhone en iPad werkt, is Hours een verfrissende keuze. Je betaalt één keer, gebruikt de app jarenlang. Updates zijn gratis. Er is geen webversie, geen Android-app, geen synchronisatie met andere systemen. Het is puur lokaal op jouw apparaat.

De interface is speciaal ontworpen voor touchscreens. Grote knoppen, swipe-bewegingen om tussen projecten te wisselen, visuele tijdlijn van je dag. Het voelt meer als een consumentenapp dan zakelijke software.

Rapportages zijn eenvoudig maar voldoende: totalen per project, per dag, per week. Export naar CSV werkt. Je koppelt het niet automatisch aan factureringssoftware, maar voor wie toch al handmatig facturen maakt is dat geen bezwaar.

Wanneer dit geen optie is:

Als je ook op Windows of Android werkt, stop hier met lezen. Hours heeft geen synchronisatie tussen apparaten. Wat je op je iPhone registreert, blijft daar staan. Je kunt het niet openen op je laptop.

Voor teams werkt het ook niet. Hours is expliciet gebouwd voor individuen die alleen werken. Je kunt projecten niet delen, geen uren samenvoegen van meerdere gebruikers.

Nederlandse ZZP'ers die hun iPhone nooit vergeten en alleen werken, vinden in Hours een betaalbare, eenmalige oplossing. Iedereen anders kiest een cloud-gebaseerde tool.

Wanneer tijdregistratie verplicht is volgens Nederlandse wet

Een specifieke wettelijke plicht tot tijdregistratie bestaat niet voor ZZP'ers. Wel zijn er situaties waarin je het niet kunt vermijden:

Bij de VAR-richtlijn moet je kunnen aantonen dat je niet werkt als schijnzelfstandige. Als je meer dan 1.225 uur bij één opdrachtgever werkt, gelden strengere regels. De Belastingdienst kan om bewijs vragen. Tijdregistratie is het simpelste bewijs.

Werkgevers met personeel zijn wel verplicht om arbeids- en rusttijden bij te houden volgens de Arbeidstijdenwet. Werknemers mogen maximaal 12 uur per dag en 60 uur per week werken, met verplichte rusttijden. Een werknemer die zegt dat hij structureel overwerkt kan de rechter inschakelen. De werkgever moet dan aantonen dat arbeids- en rusttijden klopten. Zonder tijdregistratie sta je zwak.

Voor wie subsidie of voorschotten ontvangt van overheidsinstellingen geldt vaak een verantwoordingsplicht. Je moet aantonen hoeveel uur je aan gesubsidieerd werk hebt besteed. Ook daar helpt tijdregistratie.

Voor andere ZZP'ers is tijdregistratie vrijwillig. Toch doet 68% van Nederlandse ZZP'ers het volgens onderzoek van branchevereniging ZZP Nederland uit 2024. De reden: zonder tijdregistratie weet je niet of je genoeg verdient. Je denkt dat je €75 per uur rekent, maar als je vergeten uurtjes meetelt blijkt het €52 te zijn. Dan moet je tarieven verhogen of efficiënter werken.

Praktisch scenario: drie opdrachtgevers tegelijk

Stel je bent webontwikkelaar. Klant A betaalt €80 per uur voor een nieuwe website, klant B betaalt €65 per uur voor onderhoud, klant C betaalt een vast bedrag voor een klein project. Je werkt aan alle drie tegelijk, verspreid over de week. Zonder tijdregistratie raak je de draad kwijt.

Maandag werk je drie uur aan klant A, wordt tussendoor gebeld door klant B met een spoedprobleem (45 minuten), en doe je nog wat research voor klant C (1,5 uur). Dinsdag hetzelfde circus. Eind van de week moet je factureren. Hoeveel uur ging naar welke klant?

Uit geheugen reconstrueren werkt niet. Je onderschat altijd kleine onderbroken sessies. Die 45 minuten voor klant B blijken er acht geweest te zijn die week, verspreid over zes momenten. Dat is 5,3 uur die je anders niet zou factureren. Tegen €65 per uur is dat €344,50 gemiste omzet per week, of €17.914 per jaar.

Met een tijdregistratie-app start je bij elke taakwissel de juiste timer. Je werkt gewoon door. Eind van de week check je het overzicht, copy-paste de uren naar je factuur, klaar. Het verschil tussen €52.000 omzet (geschat) en €69.914 omzet (gemeten) is het verschil tussen moeizaam rondkomen en een gezonde buffer opbouwen.

Wat niet werkt bij tijdregistratie

Excel-sheets lijken een logische oplossing. Kost niks, je hebt het toch al, even invullen aan het eind van de dag. De praktijk wijst anders uit. Wie aan het eind van de dag achteraf uren invult, rondt altijd naar beneden af. Die zeven minuten om een e-mail te beantwoorden? Vergeten. Die twintig minuten researchen? Te kort om te noteren. Eind van de week mis je vijf tot tien uur.

Papieren urenstaten hebben hetzelfde probleem, met extra gedoe. Je moet ze bewaren voor de administratie, overtikken naar je factuur, zoekraken onderweg. Het voelt ouderwets, omdat het dat ook is.

Apps met gedwongen categorieën frustreren. Sommige tools eisen dat je eerst een klant aanmaakt, dan een project, dan een subtaak, voordat je de timer start. Bij creatief werk weet je aan het begin niet altijd welk project iets wordt. Je begint met schetsen of brainstormen. Pas later blijkt het project A te zijn. Apps die je dwingen om vooraf alles te labelen, remmen je workflow.

Automatische tracking via AI klinkt futuristisch maar werkt half. Apps zoals RescueTime meten welke programma's je gebruikt, maar kunnen niet onderscheiden tussen productief werk en afleiding. Je zit in Chrome, dus je werkt. Maar misschien lees je nieuws, check je social media, of zoek je het adres van een restaurant voor vanavond. Automatische tracking geeft inzicht in schermtijd, niet in gewerkte tijd.

Koppeling met factureringssoftware

De beste tijdregistratie-app is waardeloos als je uren alsnog handmatig naar je factuur kopieert. Daarom is integratie belangrijk.

Moneybird en Teamleader hebben ingebouwde tijdregistratie en facturering. Je hoeft niks te koppelen, het werkt automatisch. Dat is de makkelijkste optie.

Voor Toggl Track, Clockify en andere internationale tools zijn koppelingen met Nederlandse software vaak beschikbaar via Zapier of Make. Dat zijn tussenplatforms die verschillende apps aan elkaar plakken. Je stelt een "recept" in: als Toggl Track een tijdblok afsluit, maak dan automatisch een factuurconcept in Moneybird. Het werkt, maar kost extra geld (Zapier vanaf €20 per maand) en insteltijd.

Enkele Nederlandse boekhoudpakketten hebben directe API-koppelingen. Exact Online werkt bijvoorbeeld samen met externe tijdregistratie-apps via hun API. Snelstart heeft een app-store met integraties. Je checkt bij aanschaf of jouw tijdregistratie en factureringssoftware elkaar kennen.

De simpelste oplossing blijft vaak CSV-export. Elke tijdregistratie-app kan je uren exporteren naar een Excel-bestand. Je opent dat, copy-paste de relevante regels naar je factuur, klaar. Kost twee minuten per week. Voor ZZP'ers met weinig projecten is dat praktischer