Tijdregistratie-apps: waarom de goedkoopste optie je duurder kan komen te staan

Wie zijn uren niet registreert, laat geld liggen. Voor ZZP'ers betekent dat gemiddeld 6-8 uur per maand die niet gefactureerd worden. Voor mkb-bedrijven met personeel loopt het op tot tientallen uren per week. Toch kiest bijna de helft van de Nederlandse ZZP'ers voor de verkeerde tijdregistratie-app, blijkt uit onderzoek van Kamer van Koophandel.

De verschillen tussen tijdregistratie-apps zijn groter dan je denkt. Een gratis app kan prima werken voor een eenmanszaak met vaste uurtarieven. Maar zodra je met personeel werkt, projecten voor meerdere opdrachtgevers moet scheiden, of BTW-technisch je zaakjes op orde moet hebben, word je beperkt door wat de app wel en niet kan.

Samenvatting voor wie weinig tijd heeft: Moneybird (€8,95/maand) combineert tijdregistratie met facturatie en is ideaal voor ZZP'ers. Timeular (€9,90/maand) werkt met een fysieke dobbelstenen-tracker en past bij mensen die visueel werken. Teamleader (vanaf €50/maand) is gebouwd voor teams van 3-20 personen. Toggl Track heeft een gratis versie voor maximaal 5 gebruikers, maar mist directe koppeling met Nederlandse boekhoudsoftware. De apps verschillen enorm in hoe makkelijk ze data exporteren naar de Belastingdienst, of ze AVG-proof zijn, en of de Nederlandse klantenservice bereikbaar is buiten kantoortijden.

Hoe de timing van je registratie je winst beïnvloedt

De meeste ZZP'ers en kleine ondernemers registreren hun tijd achteraf. Aan het eind van de dag, of erger nog, aan het eind van de week. Dat levert een onderschatting op van 15-20%, blijkt uit onderzoek van tijdmanagement-expert Laura Vanderkam. Je vergeet de vijf minuten bellen met een klant, het halfuur e-mails afhandelen, de kwartier extra aan een presentatie.

Apps verschillen in hoe makkelijk ze real-time registratie maken. Toggl Track en Clockify hebben een grote startknop op je scherm. Één klik en de timer loopt. Moneybird vraagt je om eerst een project te selecteren en dan de timer te starten. Dat kost letterlijk drie clicks meer. Klinkt als een detail, maar na honderd keer registreren per maand merk je het verschil.

Timeular werkt met een fysieke achthoekige dobbelsteen die op je bureau staat. Elke zijde representeert een project of klant. Draai de dobbelsteen naar de juiste kant en de tijd wordt automatisch geregistreerd op je telefoon of laptop via Bluetooth. Voor mensen die veel schakelen tussen taken werkt dit sneller dan steeds je telefoon pakken of een app openen. De dobbelsteen kost €79 eenmalig, bovenop het abonnement van €9,90 per maand.

Praktijkvoorbeeld: Neem een webdesigner met zes vaste klanten. Met Timeular draai je gewoon de dobbelsteen als je van klant wisselt. Geen inloggen, geen menu's. De app draait op de achtergrond. Met Moneybird of Toggl moet je elke keer je scherm verlaten, de app openen, het juiste project zoeken en de timer starten. Dat kost per dag 5-10 minuten extra handelingen. Optellen over een maand: 2-4 uur die je aan administratie kwijt bent in plaats van aan betaald werk.

Facturen koppelen aan geregistreerde tijd: hier gaat het mis

Een tijdregistratie-app die niet direct facturen kan aanmaken, dwingt je tot dubbel werk. Je registreert je uren in de ene app, typt ze over in een factuur in een andere app of in Word. Kans op fouten: groot. Kans dat je uren vergeet: nog groter.

Moneybird en Snelstart zijn boekhoudsystemen met ingebouwde tijdregistratie. Je klikt op "maak factuur" en de app haalt automatisch alle geregistreerde uren op die je nog niet gefactureerd hebt. Selecteer de juiste uren, kies je BTW-tarief (21% voor diensten, 0% voor export naar België of Duitsland), en verstuur de factuur. Totale tijdsinvestering: twee minuten.

Toggl Track kan ook facturen maken, maar exporteert ze naar je eigen facturatiesysteem. Dat betekent een extra stap. Je moet eerst in Toggl een rapport genereren, dat downloaden als CSV-bestand, en dan importeren in je boekhoudsoftware. Voor wie technisch onderlegd is: geen probleem. Voor de gemiddelde ZZP'er die gewoon z'n facturen wil versturen: vervelend extra werk.

Teamleader facturatie combineert tijd, projecten én CRM. Je ziet in één scherm welke klant hoeveel uren heeft afgenomen, welke nog gefactureerd moeten worden, en wanneer de vorige factuur betaald is. Perfect voor bedrijven met terugkerende opdrachten. De prijs begint bij €50 per maand voor drie gebruikers. Dat is relatief duur voor een eenmanszaak, maar betaalt zich terug zodra je één medewerker hebt.

AVG-compliance: Nederlandse servers of Amerikaanse datacenters?

Veel tijdregistratie-apps bewaren je gegevens in de Verenigde Staten. Toggl Track gebruikt Amazon Web Services servers in Ohio. Clockify draait op servers in Virginia. Dat is niet per se illegaal, maar wel riskanter sinds de Privacy Shield-regeling in 2020 is afgeschaft.

Voor Nederlandse bedrijven met personeel geldt: je mag personeelsgegevens alleen buiten de EU bewaren als er passende waarborgen zijn. In de praktijk betekent dat: Standard Contractual Clauses (SCC's) ondertekenen met je app-aanbieder. De meeste kleine ondernemers weten niet eens dat dit moet.

Moneybird, Snelstart en Teamleader bewaren alle data op Nederlandse of Duitse servers. Dat maakt AVG-compliance eenvoudiger. Je hoeft geen extra juridische stappen te zetten. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft in 2024 nog twee kleine bedrijven beboet voor het gebruik van Amerikaanse tijdregistratie zonder SCC's. De boetes vielen mee (€2.000 en €3.500), maar het gedoe met bezwaar maken en juridische hulp inschakelen kostte beide ondernemers maanden tijd.

Wat de meeste ZZP'ers niet weten: als je als eenmanszaak alleen je eigen tijd registreert, valt dit niet onder de AVG. Pas zodra je personeel hebt, of samenwerkingsverbanden waar je andermans uren registreert, wordt het een privacykwestie. Toch is het verstandig om al als ZZP'er te kiezen voor een Nederlandse aanbieder. Zodra je groeit, zit je anders vast aan een tool die je moet omruilen.

Gratis versus betaald: waar zit de grens?

Toggl Track biedt een gratis versie voor maximaal vijf gebruikers. Je kunt onbeperkt tijd registreren, basisrapporten maken en projecten aanmaken. Wat je mist: facturatie, exports naar boekhoudsoftware, en geavanceerde rapportages zoals winstgevendheid per project.

Clockify is volledig gratis voor onbeperkt aantal gebruikers. Klinkt te mooi om waar te zijn. De vangst: facturatie ontbreekt, rapportages zijn beperkt tot de laatste 30 dagen, en er is geen Nederlandse klantenservice. Bij problemen mail je naar een Engels helpdesk die binnen 24-48 uur reageert.

Voor een ZZP'er met 10-15 facturen per maand is Clockify prima. Je registreert je tijd, maakt aan het eind van de maand een export, en verwerkt die handmatig in je facturen. Extra tijdsinvestering: ongeveer een uur per maand. Gratis is dus niet helemaal gratis, je betaalt met je tijd.

Moneybird kost €8,95 per maand voor ZZP'ers, €15,95 voor kleine ondernemingen met BTW-aangifte en loonstroken. Dat lijkt duurder dan gratis, maar de tijdsbesparing is substantieel. Facturen maken in Moneybird kost twee minuten, handmatig exporteren en invoeren kost vijftien minuten per factuur. Bij tien facturen per maand win je dus 2,5 uur. Als je uurtarief €50 is, levert dat €125 op. Mindering abonnementskosten: €8,95. Netto winst: €116 per maand.

Rekenvoorbeeld voor een kleine webwinkel met twee medewerkers:

• Toggl Track gratis versie: €0/maand, maar 4 uur per maand aan handmatig exporteren en invoeren in boekhouding. Bij een gemiddeld uurloon van €22: €88 aan tijd
• Teamleader: €50/maand, geïntegreerde facturatie en boekhouding kost 30 minuten per maand. Bij hetzelfde uurloon: €11 aan tijd. Totale kosten: €61/maand
• Verschil: €27/maand extra voor Teamleader, maar je bespaart 3,5 uur per maand die je kunt besteden aan productieve taken

Mobiele apps: registreren vanaf de bouwplaats of vanuit de auto

Voor elektriciens, loodgieters, installatietechnici en andere mobiele beroepen is een degelijke mobiele app cruciaal. Je staat niet achter een laptop als je bij een klant een klus afrondt. Je pakt je telefoon en registreert direct de gewerkte uren.

Teamleader heeft een uitgebreide mobiele app waarmee je niet alleen tijd registreert, maar ook foto's van de uitgevoerde klus kunt uploaden, materialen kunt bijschrijven en direct een offerte kunt versturen. Ideaal voor vakmensen die op locatie werken.

Toggl Track en Clockify hebben simpelere mobiele apps. Start, stop, klaar. Geen foto's, geen materiaalregistratie. Dat werkt prima voor consultants of ontwerpers die vooral achter hun laptop werken en onderweg hooguit een telefoongesprek of meeting willen registreren.

Moneybird's mobiele app is tussenvorm. Je kunt tijd registreren en bonnetjes fotograferen voor de administratie, maar de app voelt trager aan dan de desktop-versie. Gebruikers klagen regelmatig op Trustpilot dat de app vastloopt bij slechte internetverbinding. In een kelder of afgesloten kantoorpand waar 4G matig is, registreer je dus beter achteraf.

Timeular werkt volledig offline. De dobbelsteen onthoudt wanneer je hem gedraaid hebt en synchroniseert zodra je weer verbinding hebt. Perfect voor mensen die in treinen werken (wisselende verbinding) of in gebouwen met slechte ontvangst.

Rapportages die écht iets vertellen over je winstgevendheid

Uren registreren is stap één. Begrijpen welke klanten of projecten winstgevend zijn, is stap twee. De meeste ZZP'ers slaan die tweede stap over en factureren vrolijk door zonder te beseffen dat ze voor bepaalde klanten verlies draaien.

Een voorbeeld: je werkt als grafisch ontwerper voor klant A en klant B. Beide betalen €50 per uur. Je registreert 10 uur voor klant A en 10 uur voor klant B. Op papier is de omzet gelijk. Maar klant A belt je tien keer per week met kleine vraagjes die je niet registreert. Klant B stuurt een helder briefing en laat je rustig werken. In werkelijkheid kost klant A je 15 uur, klant B 10 uur. Je verdienst dus €33 per uur bij klant A en €50 bij klant B.

Teamleader en Moneybird kunnen deze vergelijking automatisch maken, mits je alle uren eerlijk registreert. Ze tonen een rapport met gerealiseerde uren versus gefactureerde uren per klant. Zo zie je in één oogopslag welke klanten meer tijd opslorpen dan ze opleveren.

Toggl Track biedt een winstgevendheidrapport alleen in de betaalde versie (vanaf €10 per maand per gebruiker). Je moet wel handmatig je uurtarief per project invullen. Vergeet je dat bij één project, dan klopt de berekening niet.

Clockify mist winstgevendheidsrapportages volledig. Je ziet hoeveel uur je aan elk project hebt besteed, maar niet wat het oplevert of kost. Voor hobbyisten prima, voor serieuze ondernemers onbruikbaar.

Klantenservice in het Nederlands: hoe snel krijg je hulp?

Als je om 16.00 uur een factuur moet versturen en de app crasht, wil je binnen een uur geholpen worden. Niet morgen, niet volgende week.

Moneybird en Snelstart hebben Nederlandse klantenservice via telefoon en chat. Doordeweeks bereikbaar tot 17.30 uur, reactietijd gemiddeld 10-15 minuten. Gebruikers op Trustpilot geven beide een 4,2 uit 5 voor klantenservice.

Teamleader heeft Belgische klantenservice (Nederlandstalig). Telefonisch bereikbaar tot 18.00 uur, chat tot 17.00 uur. Reactietijd iets langer: 20-30 minuten. Trustpilot-score: 3,9 uit 5, waarbij gebruikers vooral klagen over trage reactie bij complexe technische vragen.

Toggl Track en Clockify bieden alleen Engelstalige ondersteuning via e-mail. Gemiddelde reactietijd: 24 uur. Voor dringende problemen is er geen telefoonnummer. Op forums zie je regelmatig frustratie van Nederlandse gebruikers die dagen wachten op antwoord terwijl ze niet kunnen factureren.

Vergeten detail: sommige apps rekenen extra voor priority support. Harvest (een Amerikaanse concurrent) vraagt €12 per maand extra voor telefonische hulp. Bij een storing betaal je dus dubbel: je abonnement én de extra servicekosten.

Integraties met andere software: werkt het écht naadloos?

In theorie koppel je elke tijdregistratie-app aan elke boekhoudsoftware. In de praktijk lopen deze koppelingen vaak vast, blijken ze verouderd of moet je handmatig data corrigeren.

Moneybird integreert perfect met Mollie (betalingen) en Exact Online (uitgebreide boekhouding voor grotere bedrijven). Beide koppelingen werken automatisch, geen handmatig gedoe.

Teamleader koppelt aan bijna alles: Exact, Twinfield, Mailchimp, Google Workspace. Maar gebruikers op fora melden regelmatig dat de koppeling met Exact stilvalt na software-updates. Je moet dan handmatig de koppeling opnieuw instellen.

Toggl Track heeft via Zapier koppelingen met honderden apps, waaronder Nederlandse tools als Afas en Yuki. Maar Zapier is een tussenschakel die zelf €20-50 per maand kost voor serieus gebruik. Plots is je gratis Toggl-account niet meer gratis.

Clockify mist directe koppelingen met Nederlandse boekhoudsoftware. Je moet exporteren naar Excel en dan handmatig importeren in je boekhoudprogramma. Voor wie technisch is: een kwartiertje werk per maand. Voor wie niet van techniek houdt: een frustrerende klus waar fouten in sluipen.

Wanneer moet je je softwareleverancier raadplegen?

Tijdregistratie-apps lijken eenvoudig, maar bij bepaalde situaties moet je contact opnemen met support voordat je begint:

Meerdere BTW-tarieven per factuur: als je diensten (21% BTW) en producten (soms 9% BTW) op één factuur zet, moet de app dit kunnen splitsen. Niet alle tools kunnen dit. Check dit vóór je begint, anders krijg je problemen bij je BTW-aangifte.

Personeel met verschillende cao-afspraken: sommige medewerkers hebben overuren boven 40 uur per week, anderen boven 36 uur. Als je app dit niet kan bijhouden, factureer je verkeerd of betaal je je personeel verkeerd. Teamleader kan dit, Toggl Track niet.

Export naar accountant: Nederlandse accountants werken meestal met Exact, Twinfield of Yuki. Als jouw app daar niet naar kan exporteren, moet je accountant handmatig alles overnemen. Dat kost extra uren die jij betaalt. Vraag je accountant daarom vooraf welke exports hij nodig heeft.

Grensoverschrijdend werken: factureer je aan klanten in België, Duitsland of Frankrijk? Dan gelden andere BTW-regels (omkering BTW-plicht, intracommunautaire leveringen). Niet alle apps kennen deze regels. Moneybird en Snelstart zijn hierop ingericht voor de Nederlandse markt, internationale tools vaak niet.

Praktische keuzewijzer: welke app past bij jouw situatie?

ZZP'er zonder personeel, 5-15 facturen per maand, vooral diensten:

• Moneybird (€8,95/maand) als je directe facturatie wilt
• Toggl Track gratis versie als je tijdregistratie wilt scheiden van facturatie
• Timeular (€9,90/maand + €79 dobbelsteen) als je tussen veel projecten schakelt

Klein bedrijf met 2-5 medewerkers, projectwerk voor vaste klanten:

• Teamleader (€50/maand) voor gecombineerd CRM, facturatie en tijdregistratie
• Snelstart (€18/maand) als je vooral Nederlandse klanten hebt en eenvoudige boekhouding wilt

Installatiebedrijf, loodgieter, elektricien met mobiele medewerkers:

• Teamleader (€50/maand) vanwege uitgebreide mobiele app en materiaalregistratie
• Timeular (€9,90/maand per gebruiker) als je vooral tijd wilt registreren zonder CRM-rompslomp

Internationale freelancer met klanten in meerdere landen:

• Toggl Track betaalde versie (€10/maand) vanwege multi-currency ondersteuning
• Harvest (€12/maand) als je vaak in dollars of ponden factureert

Webdesigner, copywriter, consultant die vooral achter laptop werkt:

• Clockify gratis als je zelf facturen maakt in Word of Google Docs
• Moneybird (€8,95/maand) als je tijdsbesparing belangrijker vindt dan €100 per jaar besparen

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van tijdregistratie-software

Fout 1: kiezen voor gratis omdat het niets kost. Gratis apps kosten wél tijd. Tijd die je niet factureert. Reken uit wat een uur van je tijd waard is en vergelijk dat met de abonnementskosten.

Fout 2: een te uitgebreide tool kiezen. Teamleader kan van alles, maar een eenmanszaak gebruikt 80% van de functies nooit. Je betaalt dan voor features die alleen maar je scherm rommelig maken.

Fout 3: geen rekening houden met schaalbaarheid. Je begint als ZZP'er met Clockify gratis, na twee jaar neem je een medewerker aan. Plots moet je overstappen naar een andere tool, alle data exporteren en opnieuw instellen. Dat kost dagen werk.

Fout 4: vergeten te testen met je accountant. Sommige accountants weigeren data uit bepaalde apps omdat de export niet klopt met hun systeem. Check dit vooraf, niet achteraf.

Fout 5: geen back-up van je tijdregistratie. Als je app failliet gaat (gebeurt regelmatig bij kleine aanbieders), ben je al je historische data kwijt. Export minimaal elk kwartaal je tijdregistraties naar een CSV-bestand op je eigen computer.

Toekomstbestendigheid: welke apps blijven bestaan?

De markt voor tijdregistratie-apps is chaotisch. Kleine aanbieders worden overgenomen, stoppen ermee, of veranderen plotseling hun prijsmodel. In 2023 verdween Freckle (een populaire app) compleet, gebruikers hadden twee weken om hun data te exporteren.

Moneybird en Snelstart bestaan al meer dan 15 jaar, zijn winstgevend en hebben tienduizenden Nederlandse klanten. De kans dat ze verdwijnen is klein. Teamleader is Belgisch en heeft 18.000 klanten in de Benelux, ook stabiel.

Toggl Track en Clockify zijn Estlands. Ze bestaan respectievelijk sinds 2006 en 2017. Toggl is winstgevend, Clockify is nog steeds in de groeifase en verdient vooral aan de betaalde enterprise-versie. Of ze over vijf jaar nog bestaan? Waarschijnlijk wel, maar minder zeker dan Nederlandse spelers.

Kleinere apps zoals Everhour, Harvest, en RescueTime komen en gaan. Ze hebben meestal minder dan 100.000 gebruikers wereldwijd, wat voor softwarebedrijven aan de krappe kant is. Wees voorzichtig met je gegevens toevertrouwen aan een aanbieder waar je nog nooit van gehoord hebt.

Wat weinig mensen weten: bij faillissement van een softwarebedrijf heb je geen juridisch recht op je data. Je bent klant, geen eigenaar van de servers. Daarom is regelmatig exporteren van je tijdregistratie essentieel, niet optioneel.

Conclusie: betaal voor tijdsbesparing, niet voor onnodige features

De beste tijdregistratie-app is niet de goedkoopste en niet de duurste, maar degene die je het minste tijd kost. Voor een ZZP'er die tien facturen per maand verstuurt, is Moneybird (€8,95/maand) de slimste k