AFAS Software: de verschillen tussen de vier pakketten uitgelegd

AFAS ontwikkelt niet één softwarepakket maar vier verschillende producten. Die verwarring leidt vaak tot verkeerde aanschafbeslissingen. Een ZZP'er die denkt AFAS nodig te hebben, kiest al snel voor het verkeerde pakket en betaalt te veel. Of een groeibedrijf met 15 medewerkers installeert AFAS Personal maar ontdekt na zes maanden dat cruciale functies ontbreken.

De vier AFAS-producten zijn: AFAS Pocket, AFAS Personal, AFAS Online en AFAS InSite. Elk richt zich op een andere doelgroep en verschilt drastisch in prijs en functionaliteit. AFAS Pocket kost €8,50 per maand voor ZZP'ers. AFAS Online begint rond €120 per maand voor kleine bedrijven maar kan oplopen tot duizenden euro's bij grotere organisaties. Die prijsverschillen reflecteren fundamenteel andere softwareproducten, niet alleen verschillende versies van hetzelfde.

AFAS Pocket: voor wie geen loonadministratie heeft

AFAS Pocket richt zich uitsluitend op eenmanszaken zonder personeel. Het pakket bevat factuurverwerking, offertes, urenschrijven, bankintegratie en een basis-CRM. De prijs: €8,50 per maand bij jaarabonnement. Dat maakt Pocket het goedkoopste AFAS-product, maar ook het meest beperkte.

Wat zit er wél in? Je maakt facturen aan, stuurt ze digitaal en koppelt je bankrekening voor automatische betaalherkenning. Offertes omzetten naar facturen gaat met één klik. Je schrijft uren voor projecten en genereert daaruit automatisch facturen op basis van je uurtarief. Een contactendatabase houdt klantgegevens bij met notities en interactiegeschiedenis. De BTW-aangifte wordt voorbereid, inclusief automatische berekening van het verlegde BTW-regime bij zakelijke klanten.

Wat ontbreekt er? Loonadministratie bestaat niet in Pocket. Ook geen projectadministratie met meerdere teamleden, geen orderverwerking, geen voorraadmodule, geen kasboek. De CRM-functie blijft rudimentair: geen uitgebreide verkooppipeline, geen marketingautomatisering, geen contractbeheer.

Voor wie werkt dit? Freelancers in ICT, advies, design of andere dienstverlening zonder inkoop van goederen. Iemand met 8-25 facturen per maand die simpele boekhouding nodig heeft. Ook geschikt als je project- of tijdregistratie wilt bijhouden zonder losse Excel-sheets.

Voor wie werkt dit niet? Zodra je personeel inhuurt, zelfs één flexkracht, heeft Pocket geen loonmodule. Wanneer je voorraad beheert (webshop, handel) ontbreekt die module compleet. Bij meer dan 50 facturen per maand worden de beperkingen van Pocket voelbaar: geen goedkeuringsworkflows, geen automatische incasso-herinneringen.

Vergelijk met concurrenten:

• Moneybird (vanaf €9 per maand) biedt vergelijkbare functionaliteit maar heeft een uitgebreidere factuurlayout-editor
• InformerOnline heeft geen ZZP-variant, start bij €19 per maand maar met meer projectfuncties
• Snelstart ZZP kost €10,50 per maand, inclusief contacten met een boekhouder via de software

De keuze voor Pocket betekent bewust afzien van uitbreidingsmogelijkheden. Je kunt niet upgraden naar AFAS Personal zonder volledig nieuw in te richten. AFAS behandelt Pocket en de andere producten als aparte systemen.

AFAS Personal: volledige administratie voor mkb zonder maatwerk

AFAS Personal bevat alles uit Pocket plus loonadministratie, projectadministratie, orderverwerking, voorraad en een uitgebreider CRM. Dit pakket richt zich op bedrijven met 1-25 medewerkers die standaardfunctionaliteit nodig hebben zonder specifieke aanpassingen.

Prijzen beginnen rond €55 per maand voor één gebruiker. Elke extra gebruiker kost €30 tot €45 per maand, afhankelijk van de benodigde modules. Een bedrijf met drie gebruikers (eigenaar, administratie, verkoop) betaalt gemiddeld €125 tot €165 per maand.

De loonmodule verwerkt salarissen, berekent loonheffing, maakt jaaropgaven en verzorgt digitale loonstroken. AFAS Personal stuurt de gegevens rechtstreeks naar de Belastingdienst voor de aangifte loonheffingen. Ook pensioenpremies, ziekteverzuim en verlofregistratie zitten erin. Toch blijft Personal beperkter dan AFAS Online: complexe CAO-regelingen met wisselende ploegendiensten of uitzendconstructies zijn lastig te configureren.

Projectadministratie biedt nacalculatie, budgetbewaking en urenbewaking per project. Je stelt budgetten in per project, schrijft uren van meerdere teamleden en vergelijkt gerealiseerde kosten met begroot. Wat ontbreekt is projectplanning met Gantt-charts of resourceplanning voor capaciteitsmanagement.

De voorraadmodule registreert voorraadmutaties, stuurt herinneringen bij minimum-voorraad en berekent gemiddelde inkoopprijzen. Voor een handel of productie met minder dan 1.000 SKU's voldoet dit. Magazijnen met barcoderegistratie, meerdere locaties of batchnummering vragen om AFAS Online.

CRM in Personal bevat contactgeschiedenis, verkoopkansen, offertes en contractbeheer. Je volgt verkoopfases, koppelt afspraken aan kansen en genereert verkooprapportages. Marketingautomatisering (campagnes, e-mailreeksen, leadscoring) ontbreekt volledig.

Praktijkvoorbeeld: Een bouwbedrijf met acht medewerkers gebruikt AFAS Personal voor loonadministratie, projectadministratie en facturatie. Drie kantoormedewerkers hebben volledige toegang (€55 + €45 + €45 = €145/maand), vijf monteurs vullen alleen uren in via de app (gratis in Personal). Totaalkosten: €145 per maand. Ze overwegen AFAS Online omdat de CAO Bouw complexe overwerkregelingen heeft die Personal niet goed verwerkt.

Belangrijkste beperking: AFAS Personal staat geen maatwerk toe. Elk veld, elke workflow, elk rapport volgt de standaard AFAS-configuratie. Wil je een specifiek goedkeuringsproces voor inkoop of afwijkende factuurtemplates? Dan moet je naar AFAS Online. Deze beperking maakt Personal goedkoper maar ongeschikt zodra bedrijfsprocessen afwijken van de standaard.

Klantenservice bij Personal verloopt via een ticketsysteem en e-mail. Telefonische support kost extra (€75 per incident of een supportcontract vanaf €45/maand). Online help en videotutorials zijn beschikbaar, maar je hebt geen vaste accountmanager. Voor urgente loonadministratie-vragen kan die vertraging problematisch zijn.

AFAS Online: het volledige ERP-systeem met alle vrijheid

AFAS Online is het vlaggenschipproduct: een compleet ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) met volledige maatwerkmogelijkheden. Prijs begint rond €120 per maand voor één gebruiker maar loopt snel op. Een typisch bedrijf met tien gebruikers betaalt €800 tot €1.500 per maand, afhankelijk van modules en functionaliteit.

Elk onderdeel van Online is configureerbaar. Je past veldnamen aan, creëert eigen workflows, ontwerpt eigen rapporten en bouwt koppelingen naar externe software. AFAS noemt dit "configuratie" in plaats van "programmeren", maar in de praktijk vraag je interne ICT-kennis of externe consultants in. Implementatietrajecten voor AFAS Online duren gemiddeld drie tot zes maanden bij organisaties vanaf 25 medewerkers.

Modules in AFAS Online:

• Loonadministratie met volledige CAO-ondersteuning, flexwerkers, uitzendadministratie
• Projectadministratie met resourceplanning, Gantt-charts, multi-project management
• Orderverwerking met uitgebreide inkoopworkflows, contractbeheer, facturatiegoedkeuringen
• Voorraad met barcodescanners, magazijnlocaties, batchnummers, serienummers
• CRM inclusief marketingautomatisering, campagnebeheer, leadscoring, e-mailmarketing
• Goedkeuringsworkflows voor inkoop, declaraties, verlofaanvragen, offertes
• Financiële consolidatie voor bedrijven met meerdere B.V.'s of dochterondernemingen
• E-commerce koppelingen voor webshops (Shopify, WooCommerce, Magento)

De loonmodule in Online verwerkt complexe situaties die Personal niet aankan: wisselende ploegendiensten met onregelmatigheidstoeslag per dag, uitzendkrachten met verschillende inleners, variabele provisies met staffels, expat-regelingen met 30%-regeling. CAO's met ingewikkelde bepalingen (bouw, zorg, transport) zijn volledig te implementeren.

Voorraadmodule ondersteunt meerdere magazijnen, transfer tussen locaties, mobiele barcodescanning en voorraadwaardering volgens FIFO, LIFO of gemiddelde methode. Productie-ondersteuning met stuklijsten (BOM) en assemblage zit erin, inclusief werkplekregistratie.

De CRM-functionaliteit rivaliseerd met gespecialiseerde CRM-systemen zoals Salesforce of HubSpot. Je bouwt verkooppipelines met eigen fasen, automatiseert follow-up e-mails, stuurt gepersonaliseerde offertes en analyseert conversiepercentages per verkoper of product. Marketingautomatisering stuurt e-mailreeksen op basis van klantgedrag, scores leads automatisch en synchroniseert met online formulieren.

Wat kost AFAS Online precies? AFAS rekent per module en per gebruiker. Gemiddelde prijzen (indicatief, exacte prijzen na adviesgesprek):

• Basismodule Financieel: €40-60/maand per gebruiker
• Loon: €25-40/maand per loonstrook, minimum €150/maand
• CRM: €30-50/maand per gebruiker
• Projecten: €25-40/maand per gebruiker
• Voorraad: €30-45/maand per gebruiker
• Configuratiemogelijkheden: €50-100/maand vast

Een organisatie met 15 medewerkers betaalt dus al snel €1.200 tot €2.000 per maand voor een volledige Online-implementatie. Implementatiekosten komen er bovenop: €5.000 tot €25.000 eenmalig, afhankelijk van complexiteit en maatwerk.

Vergelijk met concurrenten:

• Exact Online begint rond €35/maand per gebruiker maar beperktere CRM-functionaliteit
• Microsoft Dynamics 365 Business Central vanaf €60/maand per gebruiker, meer internationale functionaliteit
• SAP Business One vanaf €3.000/jaar per gebruiker, vooral voor productie en internationale handel

AFAS Online blinkt uit in Nederlandse CAO-ondersteuning en loonadministratie. Voor internationale bedrijven met vestigingen in meerdere landen is Microsoft Dynamics of SAP geschikter: meertalige interfaces, diverse valuta's en internationale boekhoudstandaarden zitten daar beter in.

Implementatie vraagt interne capaciteit of externe consultants. AFAS-partners rekenen €100 tot €150 per uur voor configuratie en training. Zelfstandige implementatie is theoretisch mogelijk maar vereist technische kennis en tijdsinvestering. Reken op 80 tot 200 uur voor een standaard mkb-implementatie.

Support bij Online is uitgebreider: telefonische helpdesk, ticketsysteem, persoonlijke accountmanager vanaf bepaalde omzet. Supportcontracten kosten 15-20% van de jaarlijkse licentiekosten, dus €2.000 tot €5.000 per jaar voor een gemiddeld mkb-bedrijf.

AFAS InSite: het personeelsportaal voor medewerkers

AFAS InSite is geen op zichzelf staand product maar een medewerkerportaal dat koppelt aan AFAS Online of AFAS Personal. Via InSite bekijken medewerkers hun loonstroken, vragen ze verlof aan, declareren kosten en wijzigen persoonlijke gegevens.

Prijs: gratis voor de eerste 50 gebruikers bij AFAS Online, daarna €2-4 per gebruiker per maand. Bij AFAS Personal kost InSite €1,50 per medewerker per maand vanaf de eerste gebruiker.

Functionaliteit:

• Verlofaanvragen indienen met automatische goedkeuring door leidinggevende
• Loonstroken en jaaropgaven downloaden
• Persoonlijke gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer, rekeningnummer)
• Declaraties indienen met foto van bonnetje via mobiele app
• Uren schrijven voor projecten of klanten
• Vakantiesaldo en ziekteverzuimgeschiedenis inzien
• Contractgegevens en functiebeschrijvingen raadplegen

InSite werkt op smartphone, tablet en desktop. De app functioneert offline: medewerkers schrijven uren of maken foto's van bonnetjes zonder internetverbinding. Bij de volgende synchronisatie uploadt de app de gegevens naar AFAS.

Voor organisaties met meer dan tien medewerkers bespaart InSite aanzienlijk administratieve tijd. HR beantwoordt minder vragen over loonstroken of verlofstanden. Medewerkers declareren digitaal in plaats van papieren bonnetjes inleveren. Verlofaanvragen lopen via geautomatiseerde workflows zonder e-mailverkeer.

Praktisch voorbeeld: Een zorginstelling met 85 medewerkers implementeert InSite voor €127,50 per maand (85 × €1,50). Daarvoor bespaart de HR-afdeling naar schatting acht uur per maand aan administratieve vragen. De kosten verdienen zich terug bij een maandloon van €16 per uur of meer voor de HR-medewerker.

InSite vereist wel AFAS Online of Personal als basis. Je kunt InSite niet gebruiken zonder een van die producten. Voor bedrijven die Exact of Snelstart gebruiken, bestaat InSite niet als optie.

Wanneer kies je welk AFAS-product?

De keuze hangt af van drie factoren: aantal medewerkers, complexiteit van processen en budget.

Kies AFAS Pocket wanneer:

• Je eenmanszaak bent zonder personeel (nu en komende twee jaar)
• Je minder dan 30 facturen per maand verstuurt
• Je geen voorraad beheert of goederen inkoopt
• Je simpele projectadministratie nodig hebt zonder teamcoördinatie
• Budget beperkt is tot maximaal €150 per jaar

Kies AFAS Personal wanneer:

• Je 1-25 medewerkers hebt
• Standaardprocessen volstaan (geen specifieke workflows)
• Je een eenvoudige CAO hebt zonder complexe toeslagen
• Voorraad beperkt blijft tot enkele honderden artikelen
• Je geen maatwerk nodig hebt aan rapportages of processen
• Budget €1.500 tot €3.000 per jaar bedraagt

Kies AFAS Online wanneer:

• Je meer dan 15 medewerkers hebt of snel groeit
• Processen afwijken van standaarden (specifieke goedkeuringsworkflows)
• Je complexe CAO-regelingen implementeert
• Voorraad omvangrijk is (1.000+ SKU's) of meerdere magazijnen omvat
• Je uitgebreide CRM of marketingautomatisering nodig hebt
• Koppelingen met e-commerce, CMS of branchespecifieke software vereist zijn
• Budget €10.000+ per jaar bedraagt voor software en ondersteuning

Kies InSite wanneer:

• Je AFAS Personal of Online al gebruikt
• Je meer dan tien medewerkers hebt
• HR-administratie veel tijd kost aan standaardvragen
• Medewerkers regelmatig declareren of verlof aanvragen

De kostenvergelijking voor drie scenario's:

Scenario 1: ZZP'er grafisch ontwerper

• 12 facturen per maand
• Geen personeel
• Basis projectadministratie
• Keuze: AFAS Pocket (€102/jaar)
• Alternatief: Moneybird (€108/jaar) met uitgebreidere factuurdesigns

Scenario 2: Schoonmaakbedrijf met 12 medewerkers

• Loonverwerking met CAO Schoonmaak (standaard)
• Orderverwerking voor klantcontracten
• Basis CRM voor 200 klanten
• 3 kantoorgebruikers
• Keuze: AFAS Personal (€1.980/jaar)
• Alternatief: Exact Online (€1.680/jaar) maar zwakkere loonadministratie

Scenario 3: Technisch installatiebedrijf met 45 medewerkers

• Complexe CAO Techniek met ploegendiensten
• Voorraad 3.500 artikelen in twee magazijnen
• Projectadministratie met resourceplanning
• CRM met verkooppipeline
• 8 kantoorgebruikers, 37 monteurs (alleen InSite)
• Keuze: AFAS Online + InSite (€18.000-22.000/jaar inclusief implementatie eerste jaar)
• Alternatief: Microsoft Dynamics 365 (€25.000+/jaar) met betere internationale ondersteuning maar zwakkere Nederlandse CAO-implementatie

AVG-compliance en dataopslag bij AFAS

Alle AFAS-producten draaien in de cloud op servers in Nederlandse datacenters (Amsterdam en Haarlem). AFAS voldoet aan AVG-wetgeving en heeft ISO 27001-certificering voor informatiebeveiliging. Persoonsgegevens blijven binnen de EU.

Wat betekent dit praktisch? Je sluit een verwerkersovereenkomst met AFAS (verplicht onder AVG). AFAS fungeert als verwerker, jouw bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke. Je blijft verantwoordelijk voor rechtmatige verwerking: toestemming van medewerkers, bewaartermijnen, recht op inzage.

AFAS bewaart data standaard zeven jaar na beëindiging contract. Voor loonadministratie is dat conform wettelijke bewaartermijnen (vijf jaar fiscaal, zeven jaar sociaalzekerheid). Je kunt kortere bewaartermijnen aanvragen maar moet zelf aantonen dat dit AVG-compliant blijft.

Back-ups draaien dagelijks. Bij calamiteiten (server uitval, menselijke fouten) herstelt AFAS data van maximaal 24 uur oud. Voor kritische processen (loonadministratie direct voor deadline) biedt AFAS geen SLA-garantie op 100% uptime. In de praktijk ligt beschikbaarheid rond 99,5%, wat betekent: circa 40 uur downtime per jaar, verspreid over kleinere incidenten.

Vergelijk dat met on-premise software (op eigen servers): daar ben je zelf verantwoordelijk voor back-ups, beveiliging en updates. AFAS neemt die zorgen weg maar je verliest controle over exacte serverlocatie en toegang tot ruwe databasebestanden.

Datamigration: overstappen tussen AFAS-producten is ingewikkeld

AFAS behandelt Pocket, Personal en Online als separate producten. Overstappen van Pocket naar Personal vereist volledige herimplementatie: opnieuw configureren, data handmatig migreren, gebruikers opnieuw trainen. AFAS biedt geen geautomatiseerde migratietool.

Van Personal naar Online gaat soepeler omdat beide producten dezelfde database-structuur delen. Toch vraagt migratie configuratiewerk: workflows herinrichten, maatwerk toevoegen, rapportages aanpassen. Reken op 40-80 uur consultancy (€4.000-12.000) voor een gemiddelde Personal-naar-Online migratie.

Praktijkervaring: Een webshop startte met AFAS Pocket, groeide naar vijf medewerkers en wilde overstappen naar Personal voor loonadministratie. AFAS adviseerde volledige nieuwstart: alle klanten opnieuw invoeren, factuurgeschiedenis handmatig exporteren/importeren, bankintegratie opnieuw instellen. Totale tijdsinvestering: 25 uur interne administratie plus €1.200 aan AFAS-ondersteuning. De eigenaar overwoog achteraf Moneybird (met loonfunctie via externe koppeling) omdat die schaalbaarder is.

Die versplinterde productstructuur is een strategische keuze van AFAS. Elk product richt zich op een helder afgebakende markt. Nadeel: bedrijven die groeien stuiten op barrières. Voordeel: elk product blijft overzichtelijk zonder overbodige functies.

Wanneer AFAS geen goede keuze is

AFAS richt zich op Nederlandse bedrijven met Nederlandse administratie. Voor internationale bedrijven met vestigingen in meerdere landen is AFAS suboptimaal. Meertalige interfaces ontbreken grotendeels (alleen Nederlands en Engels). Internationale boekhoudstandaarden (US GAAP, IFRS) worden niet ondersteund. Valutawissel en internationale belastingaangiftes zijn beperkt.

Voor e-commerce-bedrijven met primair een webshop is AFAS ook niet de eerste keuze. Koppelingen met webshopplatforms bestaan (Shopify, WooCommerce) maar blijven omslachtig. Gespecialiseerde e-commerce ERP-systemen (Lightspeed, Exact for Wholesale) integreren naadlozer met online verkoop.

Creatieve bureaus en marketingagencies missen specifieke functionaliteit: moodboards, designgoedkeuringen, contentplanning. AFAS biedt generieke projectadministratie maar geen branchespecifieke tools. Teamleader Focus of Moneybird met externe projecttools (Monday, Asana) werkt voor die sectoren vaak beter.

Bouwbedrijven met